Członkowie wspólnot i spółdzielni mogą na różne sposoby kontaktować się z zarządcą. Pomijając procedury potwierdzania tożsamości, łatwo naruszyć przepisy o ochronie danych osobowych, kierując niektóre informacje do wiadomości innych osób. Naruszenia możemy dokonać nawet wówczas, gdy nadawca koresponduje z zarządcą ze swojego służbowego adresu elektronicznego, a zarządca przekaże korespondencję do wiadomości jego pracodawcy.